Políticas de tratamiento y protección de datos

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PRIME BUSINESS SAS

1. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Prime Business SAS, es una sociedad comercial de derecho privado, legalmente constituida, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada en la Avenida Calle 32 No 13 52 Torre 2 Oficina 1802 de Bogotá, Identificada con Nit. 830.507.742-5, quien tiene los siguientes datos de Contacto:

Teléfono: Celular. E-mail: Página web

8039740 de Bogotá
320 256 4571 tratamiento.datos@prime-consultores.com www.prime-consultores.com

2. PRINCIPIOS GENERAL

Prime Business SAS garantiza la protección de derechos como el de Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre, por lo que todas sus actuaciones se regirán por los más altos principios éticos, morales y de legalidad.

Así mismo como informar a todos los titulares de la información personal que posea Prime Business SAS, sobre los derechos, deberes y obligaciones que poseen en cuanto a la recolección, almacenaje y administración de sus datos personales, y los mecanismos que implementa la Empresa, tendientes a garantizar la protección de la información personal

3. MARCO LEGAL

Prime Business SAS se regirá por la normatividad que se expida sobre la materia y toda aquella que sea expedida con posterioridad, teniendo como principales:

• Artículo 15, Constitución Política 1991
• Ley Estatutaria 1266 de 2008
• Ley 1581 del 2012
• Resolución 76434 de 2012 (Superintendencia de Industria y Comercio. • Decreto 1377 de 2013

• Decreto 1727 de 2009 • Decreto 2952 de 2010

4. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación adecuada.

 AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

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  •   BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  •   DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  •   ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
  •   RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
  •   TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
  •   TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o

    supresión.

  •   DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la

    intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

  •   REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS : es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país

    5. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS

    Prime Business SAS, aplicara de manera armónica e integral, los siguientes principios, según lo establecido en la ley:

    1. a)  Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglamentada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
    2. b)  Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

    c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

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e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Prime Business SAS en el desarrollo de su objeto social, en la ejecución de los contratos de Consultoría y/o trabajo suscritos con sus trabajadores y en el cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, podrá dar tratamiento a los datos personales para las siguientes finalidades:

a) Estructurar una base de contactos que permita ser utilizada como un instrumento para realizar estadísticas, envíos de información general o relacionada con los servicios ofrecidos por Prime Business como Capacitaciones, Formaciones, Talleres, campañas comerciales, encuestas, invitaciones y/o confirmación de participación en actividades o eventos, celebración de fechas especiales, planes de fidelización, investigaciones de mercado y relacionamiento comercial y administrativo, a través del envío de mensajes directos, mensajes de texto, correos electrónicos, a través de redes sociales, de modo directo por la Empresa o a través de un tercero

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  1. b)  Dar tratamiento y respuestas a las consultas, solicitudes, quejas y reclamos presentados a la Empresa
  2. c)  Facilitar el desarrollo de obligaciones contractuales de la Empresa
  3. d)  Recibir, recolectar y administrar información personal, profesional, familiar o social de personas naturales con fines de realizar análisis y selección, contratación, actualización de personal y administración de información de empleados, exempleados y consultores.
  4. e)  Cualquier otro propósito que se requiera con ocasión de las actividades propias desarrolladas por la Empresa

7. DATO SENSIBLE:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Según lo establecido en la ley, se prohíbe el tratamiento de datos, excepto en las siguientes condiciones:

  1. a)  El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. b)  El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. c)  El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. d)  El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

9. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Prime Business SAS en el normal desarrollo de sus actividades, se limitará a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados, para el cumplimiento del objeto social y la normatividad vigente, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

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La información solicitada, no será entregada a ningún tercero en el desarrollo de su objeto social, salvo las autorizaciones y requerimientos establecidos por la ley.

En el caso de la recolección de información con fines de selección y contratación de funcionarios y consultores, la información de las personas candidatos será recolectada por voluntad de las personas que deseen aplicar a dichos procesos.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

11. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. a)  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. b)  Datos de naturaleza pública;
  3. c)  Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. d)  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos

    o científicos;

  5. e)  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

Según lo dispuesto en la normatividad vigente, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Prime Business SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.

Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya

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determinado que en el Tratamiento, la Empresa ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

13. DEBERES DE LA EMPRESA EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Prime Business SAS, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  1. a)  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. b)  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. c)  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. d)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. e)  Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  6. f)  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  7. g)  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el

    adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y

    reclamos.

  8. h)  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  9. i)  Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a

    los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de

    los Titulares.

  10. j)  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

    Industria y Comercio.

14. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la Empresa, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

15. MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

16. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

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Prime Business SAS, utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

17. CONSULTAS.

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la Empresa. En consecuencia, se garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Para ejercer el derecho a las consultas el interesado deberá acreditar la calidad con la que actúa.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

18. RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante La Empresa, en un documento que debe contener como mínimo la siguiente información:

  1. 1)  El reclamo debe formularse mediante solicitud dirigida a Prime Business SAS, indicando claramente el nombre e identificación del titular del dato. Si es a través de un tercero, este deberá aportar copia del respectivo poder.
  2. 2)  Una descripción clara y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. 3)  Los datos de notificación, que como mínimo deben ser dirección física y/o

    electrónica, teléfonos fijos y celulares.

  4. 4)  Pruebas y documentos que pretenda hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

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El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

19. CANALES DE INFORMACIÓN HABILITADOS.

Los titulares y sus causahabientes podrán ejercer sus diferentes derechos ante Prime Business por los siguientes medios:

Celular 320 256 4571
E-mail: tratamiento.datos@prime-consultores.com

20. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información relacionada con el manejo y tratamiento de datos personales, podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. a)  A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
  2. b)  A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o

    por orden judicial.

  3. c)  A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares podrán solicitar en todo momento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos mediante la presentación de un reclamo a la Empresa.

La solicitud de supresión de los datos personales y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

22. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Prime Business SAS, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dicha información estará consignada en la política de seguridad de la Información.

23. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS.

La gerencia de Prime Business, será la responsable de la atención de las peticiones, consultas y reclamos del titular y ante esta, el usuario podrá ejercer sus derechos a conocer,

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actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. En ausencia de la gerencia, será el representante legal suplente quien atenderá dichos requerimientos.

La gerencia se apoyara para dicha gestión, con el abogado que apoya y asesora las labores de la Empresa.

24. DIVULGACION DE LA POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Presente Políticas De Tratamiento Y Protección De Datos Personales, permanecerá disponible en la página web www.prime-consultores.com de los interesados.

25. VIGENCIA.

La presente política fue aprobada en reunión de Gerencia del día 30 de Mayo de 2017 y rige a partir de la fecha, derogando todas las disposiciones que le sean contrarias o se hayan expedido con anterioridad.

Para constancia se firma la presente política de tratamiento y protección de datos personales en la ciudad de Bogotá, a los 30 días del mes de Mayo de 2017.

Diana Marcela Álvarez Rodríguez Representante Legal

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